Doel:

De club functioneert niet als een horecagelegenheid, maar is uitsluitend een educatieve vereniging. De club heeft de rechtsvorm van een ‘feitelijke vereniging’. Het doel is het samenbrengen van gelijkgestemde personen om op een gezellige manier zowel theoretische als praktische kennis over whisky en andere spirits te verdiepen. Daarnaast opereert de club volledig commercieel, sociaal en politiek neutraal.

Alcohol en de wet:

De geserveerde whisky is als studiemateriaal te beschouwen en een tasting mag in geen opzicht als een op consumptie gerichte drankgelegenheid beschouwd worden. Ieder lid is zich bewust van de aanwezigheid van alcohol en zijn effecten en neemt zijn eigen verantwoordelijkheid door gematigd te proeven van de ter studie voorgestelde whisky of andere spirits in functie van eigen fysieke mogelijkheden. Ieder lid verklaart zich bewust te zijn van het verbod op rijden onder invloed van alcohol en zorgt waar nodig voor een afdoende alternatief, zoals een bob of taxi. Wij herinneren onze leden aan het feit dat openbare dronkenschap strafbaar is volgens de besluitwet van 14 november 1939 betreffende de beteugeling op dronkenschap.

In het kader van voorgaande paragraaf is het steeds toegestaan aan de deelnemers van activiteiten om (een deel van) de uitgeschonken drams in zelf meegebrachte sampleflesjes te gieten en naar huis mee te nemen.

Wij wensen ook duidelijk te stellen dat de club, noch haar leden op geen enkele manier aanspraak kan maken op een verzekering omwille van het feit dat geen enkele verzekeringsmaatschappij schade dekt in geval van intoxicatie.
Als club zijn we niet verzekerd voor ongevallen en schade aan leden, materiaal van leden of veroorzaakt door leden aan derden, of aan het materiaal van derden.

Met andere woorden: Iedere deelname aan een activiteit is op eigen risico. Ieder lid is 100% zelf verantwoordelijk voor zijn daden. Noch de club, noch het bestuur, noch andere leden kunnen aansprakelijk gesteld worden. Iedere deelname aan een activiteit is op eigen risico.

Ieder lid verklaart zich hiermee akkoord door het goedkeuren van dit reglement. Ieder niet-lid dat inschrijft op een clubactiviteit verklaart zich hiermee akkoord door het inschrijven op een clubactiviteit waarbij er verwezen wordt naar dit reglement op de clubwebsite.

Verantwoordelijkheid:

Elk lid blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn of haar eigen handelen. Door akkoord te gaan met dit reglement erkent elk lid dat het bestuur uitsluitend aansprakelijk is voor het daadwerkelijk uitvoeren van de aangekondigde proeverij of activiteit. Het vervoer van en naar activiteiten, evenals eventuele ongevallen tijdens activiteiten, valt buiten de verantwoordelijkheid van de vereniging en het bestuur. Ontmoetingen tussen clubleden buiten de officiële activiteiten worden beschouwd als privégelegenheden en staan los van de club. Hoewel de club dergelijke initiatieven aanmoedigt, adviseert het bestuur ook hierbij een verstandige en verantwoorde houding.

Bestuur:

Het bestuur bestaat uit 5 personen die onderling de volgende functies verdelen: voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester, secretaris, verantwoordelijke catering, stockbeheerder en communicatieverantwoordelijke. Een enkel bestuurslid kan meerdere functies vervullen, en we voorzien voor elke functie ook een back-up binnen het bestuur.

Elk bestuurslid dient een wezenlijk aandeel van het benodigde werk op zich te nemen en zijn of haar verantwoordelijkheden zorgvuldig na te komen.

Indien er vacante posities binnen het bestuur zijn en er behoefte is aan extra ondersteuning, kan het bestuur besluiten een actief lid van de club te benaderen met de vraag of hij/zij bereid is het bestuur te versterken.

Bestuurlijke beslissingen kunnen enkel genomen worden op een bestuursvergadering waar meer dan de helft van het bestuur aanwezig is en die tussen twee activiteiten gepland wordt. Voorstellen worden aanvaard mits een meerderheidsgoedkeuring van de aanwezigen.

Het bestuur heeft als doel het organiseren van activiteiten die kaderen in het clubdoel en de effectieve uitvoering van deze. Er zijn voor de bestuursleden geen vergoedingen voorzien. Naar verantwoordelijkheid toe staan de bestuursleden op dezelfde lijn als de leden en dragen zij enkel de verantwoordelijkheid voor zijn/haar eigen daden.

Voortzettingsbeding: Noch de vrijwillige of onvrijwillige terugtrekking of uitsluiting van één van de bestuursleden zal de ontbinding van de vereniging tot gevolg hebben. De vereniging zal blijven bestaan zolang er tenminste twee bestuursleden zijn. De bestuursleden die de vereniging voortzetten, zullen de belangen van het uittredend bestuurslid overnemen en kunnen alle handelingen stellen die nodig zijn om de continuïteit van de vereniging te garanderen en mogen de naam “The Malt Mates” verder gebruiken.

Leden:

Een lid mag zich als lid beschouwen mits het hebben van de leeftijd van 18 jaar op moment van inschrijving, het tijdig mailen van persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, adres en gsm nummer en eventuele voedselallergieën), het goedkeuren van het clubreglement, de betaling van het lidgeld en de aanvaarding door het bestuur. Door zijn lidmaatschap en goedkeuring van het reglement aanvaardt het lid het reglement in zijn geheel en ontslaat hij de vereniging en het bestuur van elke aansprakelijkheid uit welke hoofde ook.

Met zijn lidmaatschap geeft ieder lid ook zijn engagement te kennen tot het bijdragen aan een goede clubgeest.

Onzedelijk gedrag of het overtreden van de Belgische wet kan tot schrapping van het lidmaatschap leiden.

Het bestuur kan steeds een maximumaantal leden bepalen of stellen dat gedurende een periode geen nieuwe leden kunnen worden opgenomen. Momenteel is het maximale aantal leden vastgelegd op 34, inclusief bestuursleden. Er is een lijst met aspirant-leden bij het bestuur gekend. Deze lijst werkt puur chronologisch in functie van het moment van aanmelding.

Om personen op deze lijst de kans te geven om een actief lid te worden, zal het bestuur leden die tijdens het afgelopen werkjaar niet minstens 2 clubactiviteiten hebben bijgewoond, niet toestaan hun lidmaatschap te vernieuwen tenzij hiervoor een uitzonderlijke reden aangedragen wordt. Deze leden mogen zich wel opnieuw op de hogervermelde wachtlijst laten plaatsen.

GDPR, portrecht en privacy:

De informatie die de club van haar leden bewaart, is beperkt tot de volgende persoonlijke gegevens: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, datum van eerste lidmaatschap, eventuele voedselallergieën, en alle aanwezigheden tijdens het huidige en eventuele voorgaande werkjaren.

Deze persoonlijke gegevens worden door de club bewaard in een enkel voor de bestuursleden toegankelijke, op een cloudtoepassing gedeelde folder. De bijgehouden gegevens worden ENKEL gebruikt voor communicatie rond clubactiviteiten en administratie daaromtrent. Onder geen enkele voorwaarde worden deze gegevens gedeeld met derden. Leden kunnen, mits hun toestemming, aan de sociale mediaplatforms van “The Malt Mates” worden gevoegd en deelnemen aan eventueel verbonden groepsgesprekken. Tenzij uitdrukkelijk aangegeven voor de tasting of evenement door de leden, mogen foto’s, genomen tijdens tastings of evenementen geplaatst worden op de website en sociale media.

Lidgeld:

Het lidmaatschap is steeds geldig voor 1 jaar van 1 januari tot en met 31 december van datzelfde jaar. Het lidgeld wordt door het bestuur bepaald in functie van de te verwachten werkingskosten. Het bedrag van het lidgeld wordt steeds begin december van de maand voorafgaande aan het betreffende jaar bekend gemaakt. Vanaf 1 december tot 31 december loopt de inschrijfperiode.
Aan uittredende leden wordt beleefd gevraagd zich zo spoedig mogelijk bekend te maken om zo aspirant leden tijdig te kunnen informeren. Indien leden van het afgelopen jaar hun lidmaatschap niet verlengen door het nodige te doen (het tijdig storten van het lidgeld) zal na het verstrijken van de inschrijfperiode hun plaats vacant zijn voor aspirant-leden.

Inschrijvingsgeld clubactiviteiten:

De prijs van tastings en andere activiteiten voor leden en niet-leden wordt bepaald door het bestuur in functie van kostprijs, vermoedelijk aantal aanwezigen en langetermijnvisie.

Ontbinding vereniging:

De vereniging kan ontbonden worden indien een 2/3 de meerderheid van de leden hiertoe beslist. Ook het bestuur kan tot deze beslissing komen telkens er een bestuurslid stopt waarvoor geen  vervanging wordt gevonden.

Materiële en financiële waarden:

Alle overschotten, zowel geldelijke als materiële, zullen als toevallig beschouwd worden en worden gebruikt om de toekomstige werking en activiteiten van ‘the malt mates’ te bekostigen. Bij ontbinding van de feitelijke vereniging ‘malt mates’ worden eventuele overschotten geschonken aan het goede doel ‘Vosselaar voor Vosselaar’. Indien deze organisatie op het moment van ontbinding niet meer zou bestaan wordt door de voormalige bestuursleden in functie net voor de ontbinding een alternatief goed doel gekozen. Leden kunnen hier in geen geval aansprak op maken. Er kan ook geen enkele schadeloosstelling geclaimd worden voor vrijwillig aangekochte clubkleding, merchandise of al betaalde lid- of inschrijfgelden. Puur om de werking van de club mogelijk te maken is er steeds een onbepaald vlottend activa aanwezig om o.a. tastings voor te financieren. De rekeningen worden beheerd door de penningmeester en één additioneel bestuurslid; de overige bestuursleden hebben steeds inzicht in de rekeningen.

Tijdens de eerste tasting van het jaar zal het bestuur aan de leden steeds een stand van zaken weergeven. Zowel wat betreft financiën, voorbije werking, komende werking en varia. Indien nodig geeft het bestuur ook verdere updates op andere tastings of via een ledenmailing. Leden kunnen ook bedenkingen en advies delen met het bestuur net voor of na elke tasting of evenement.

Voor kosten gemaakt door (bestuurs)leden ten behoeve van de werking van de club moet er steeds een kasticket of officieel document aan de penningmeester overhandigd worden.

Deelname activiteiten en tastings:

Elk lid krijgt in het begin van elk jaar een activiteitenprogramma. De persoonlijke uitnodiging voor tastings en andere clubactiviteiten wordt in principe minstens 4 weken op voorhand verstuurd. Ieder lid engageert zich ertoe om tijdig op de geplande activiteiten in te schrijven, in voorkomend geval het inschrijvingsgeld te betalen en aanwezig te zijn. De inschrijving is pas definitief na ontvangst van het inschrijfgeld op de clubrekening.

Na het uitsturen van uitnodigingen voor tastings krijgen leden 14 dagen ‘voorsprong’ op niet-leden om in te schrijven. Na die periode wordt de uitnodiging ook naar niet-leden verstuurd en geldt de regel van volgorde van inschrijving.

Het inschrijfgeld dient 3 dagen voor de tasting op de clubrekening te staan.

Zonder voorafgaande kennisgeving of betaling wordt niemand tot de tasting toegelaten. Is een tasting volzet dan geldt de volgorde van inschrijving. Indien de tasting volzet is en je te laat inschreef, krijg je het inschrijfgeld teruggestort.

Indien flessen door Clubleden aan dramprijs in de line-up van een tasting geplaatst worden, kan de eigenaar van de flessen beslissen hoeveel drams er uit iedere fles mogen geschonken worden. Dit kan impliceren dat het aanwezige aantal deelnemers lager kan zijn dan de maximumcapaciteit.

Het tijdig aanwezig zijn op activiteiten en op tastings in het bijzonder, dwz 15min voor aanvang van de activiteit, is wenselijk uit respect voor de gastspreker en de andere aanwezigen. Wanneer je door uitzonderlijke omstandigheden toch verwacht wat later aan te komen, verwachten we dat je een bestuurslid telefonisch of via tekstbericht waarschuwt.

Eén dram op een tasting is 2cl, tenzij anders vermeld.

Afzegging / afwezigheid:

De georganiseerde activiteiten vergen heel wat voorbereiding en gaan steeds met kosten gepaard. Dit impliceert dat we verwachten van de leden dat indien ze om een of andere reden niet aanwezig kunnen zijn, ze dit zo snel mogelijk doorgeven aan iemand van het bestuur. Bij tijdig afzeggen, dwz ten laatste 48u voor aanvang van de tasting kunnen we je plaats nog aan iemand op de wachtlijst geven. In dat geval kan je inschrijvingsgeld volledig teruggestort worden. 

Wanneer er echter op minder dan 48u voor de aanvang van de tasting wordt afgezegd, kan er in geen enkel geval geld teruggestort worden. De geschonken whisky’s kunnen echter wel op sampleflesjes afgevuld worden. Gelieve daarvoor duidelijk af te spreken met een bestuurslid. Voor niet-leden kan een meerkost gerekend worden voor de flesjes in overleg. Op de dag van de tasting zelf kan er tot 3u voor aanvang uitzonderlijk afgezegd worden, maar ENKEL telefonisch aan een van de bestuursleden.

Afzeggen op minder dan 3 uur voor aanvang van de tasting óf gewoon niet komen opdagen, kan niet aanvaard worden. In dat geval wordt er noch inschrijvingsgeld terugbetaald, noch samples afgevuld.

Varia:

Dit reglement blijft van kracht op de ondergetekende voor de jaaroverbruggende duur van zijn lidmaatschap.